Guía para organizar eventos sostenibles: la sede

May 25, 2016 | Eventos

Área de trabajo: sede de celebración del evento

Logo_neutro carbono_APDUno de los aspectos clave para ACCIONA Producciones y Diseño (APD) a la hora de planificar un evento en base a criterios sostenibles es la elección de la sede, es decir, el lugar o lugares donde se va a desarrollar el mismo. Se trata de una de las tareas de organización con mayor potencial de actuación en materia de sostenibilidad, ya que de dicha elección van a depender posteriormente cuestiones como la movilidad, accesibilidad, consumo de energía y agua, gestión de residuos, etc. Las instalaciones donde se celebra el evento son el eje central de toda la actividad y por lo tanto han de asumir los mayores retos en materia de sostenibilidad. Son, además, el lugar donde se concentra la mayor parte de la actividad y la más intensa, por lo que se hace aún más necesario aplicar las medidas de sostenibilidad en cada una de las acciones que en ellas se desarrollan.

De todas formas, bien porque la sede venga impuesta por el cliente y no tengamos posibilidad de elegir o porque las opciones disponibles no dispongan de unas infraestructuras acordes a nuestras necesidades en materia de sostenibilidad, es importante conocer los aspectos que son susceptibles de mejora para intentar así, llevar a cabo todo lo que esté en nuestras manos.

Buenas prácticas sostenibles

Energía:

  • Selecciona salas que se ajusten al número de asistentes para evitar el desaprovechamiento de espacios y de recursos.
  • Selecciona espacios que cuenten con zonas de encuentro, pausas para café, comidas, etc., iluminados con luz natural.
  • Controla la temperatura y climatización en las salas, manteniendo los valores entre 20º y 26°, dependiendo de la época del año (en invierno, la temperatura óptima es de 19º o 20º; en verano es de 25º).
  • Racionaliza el consumo energético apagando las luces en recintos vacíos y los aparatos que no estén usándose, evitando que queden en “stand by”.

Agua:

  • Utiliza medidas de mejora de la eficiencia de agua (en cisternas, grifos, cocinas, etc.).

Accesibilidad:

  • Elige espacios y salas accesibles para personas con discapacidad, procurando eliminar cualquier tipo de barrera física o sensorial que limite el acceso y disfrute del evento por parte de personas con alguna discapacidad.
  • Señaliza los recorridos y accesos para personas con movilidad reducida.

Productos sanitarios y de limpieza:

  • Reduce el uso de sustancias tóxicas utilizadas en la limpieza y mantenimiento del lugar de celebración del evento.
  • Utiliza productos de limpieza y sanitarios como el papel de W.C., con certificado ecológico europeo (EcoLabel o similar).

 Seguridad laboral:

  • Evita cualquier tipo de incidente de seguridad, garantizando unas condiciones que permitan la correcta celebración (aforo, accesos, iluminación, señalización…).

 Residuos:

  • Instala papeleras de separación selectiva de residuos (papel, orgánico, envases…).

Caso de éxito: Espectáculo audiovisual “La Fuengirola actual y medieval”

ACCIONA-Mapping-Fuengirola-2014-03 

Disponer de un recinto cerrado diseñado específicamente para acoger eventos y con las infraestructuras adecuadas, puede facilitar mucho nuestra tarea a la hora de incorporar criterios sostenibles en la organización. En lo que respecta a la accesibilidad, por ejemplo, cada vez más espacios ofrecen recursos para eliminar las barreras físicas y/o sensoriales que impiden el disfrute del evento por parte de los participantes. No obstante, la celebración en espacios abiertos sin unas condiciones de accesibilidad adecuadas puede suponer un grave problema para la agencia organizadora. Está en ella ofrecer soluciones que hagan lo más accesible posible el evento, no solo desde el punto de vista físico, sino también cognitivo, con el objetivo de que todas las personas puedan disfrutar del espectáculo, exposición, evento, feria, etc. en las mejores condiciones de accesibilidad posibles.

Un claro ejemplo de ello es el espectáculo “La Fuengirola actual y medieval”, realizado por ACCIONA Producciones y Diseño en el año 2014 sobre la fachada del Ayuntamiento de Fuengirola, pionero en España por hacer accesible su contenido a las personas con discapacidad. Por primera vez en un espectáculo de este tipo, las personas invidentes pudieron descargarse una app gratuita que ofreció una “audio descripción” pormenorizada de lo que se proyectó sobre la fachada del Consistorio. Respecto a las personas con dificultades auditivas, se reservó un espacio cerca del sistema de sonido para que pudieran percibir la intensidad de la banda sonora original que acompañaba a las imágenes. Además, los usuarios con discapacidades físicas contaron con un lugar preferencial en el público desde donde ver el espectáculo sin ninguna limitación.

Con esta iniciativa, ACCIONA Producciones y Diseño se convirtió en la primera empresa de eventos en introducir en España el concepto de “Innovación social” apostando por eventos adaptados a personas con discapacidad física o sensorial.